Tutorial Mail Merge
Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.
Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
*Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
*Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya Menggunakan Mail Merge:
1.Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2.Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
membuka Wizard Mail Merge
3.Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
*Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
*Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya Menggunakan Mail Merge:
1.Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2.Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
membuka Wizard Mail Merge
3.Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan.
Enam langkah penggabungan
Step 1:
Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.
menyelesaikan step 1 dari gabungan surat
Step 2:
Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.
menyelesaikan step 2 dari gabungan surat
Step 3:
Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.
Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
mencari file yang ada
Cari file Anda, kemudian klik Open.
membuka file sumber daftar penerima
Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.
memilih worksheet yang diinginkan
Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.memilih recipients
Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.
menyelesaikan Step 3 dari gabungan surat
Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.
Step 4:
Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.
Menyisipkan data penerima:
Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.
menempatkan titik penyisipan
Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
menambahkan blok alamat
Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
menyesuaikan placeholder
Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.menambahkan placeholder
Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.
menyisipkan greeting placeholder
Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.
menyelesaikan step 4 dari gabungan surat
Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.
Step 5:
Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.
pratinjau surat untuk setiap penerima
Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.menyelesaikan Step 5 dari gabungan surat
Step 6:
Klik Print untuk mencetak surat.
mengklik perintah Print pada panel Mail Merge
Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.
memilih surat mana yang dicetak
Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.
menyesuaikan pilihan dalam kotak dialog Print
